Tout comprendre sur la réforme de la facture électronique

A partir de juillet 2024 prochain, les entreprises françaises vont peu à peu être dans l’obligation de passer à la dématérialisation des factures. Une réforme de la facture électronique qui se veut progressive et qui a pour objectif d’accélérer la transition numérique des entreprises françaises avec des outils permettant d’améliorer leur compétitivité.

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

Au sens de la réforme, une facture électronique représente l’obligation d’émettre, de transmettre et de recevoir une facture sous forme dématérialisée. A la différence d’une facture PDF, cette dernière devra contenir des données structurées de manière uniforme pour toutes les entreprises.

De plus, des mentions doivent obligatoirement y figurer. On en retrouve actuellement 21 avec par exemple le numéro de facture, la date de facturation, le SIREN du fournisseur ou du client, les montants HT, les taux de TVA, la TVA, les montants TTC, la forme juridique de la société. Retrouvez les 21 mentions de l’Etat ici. 

"Conformément au nouvel article 289 bis du Code général des impôts, une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures « papier » ou du PDF ordinaire"

Impot.gouv.fr

3 formats principaux seront envisageables, basés sur la norme sémantique européenne EN 16931 :

2 formats structurés

  • UBL (XML) (Universal Business Language)
  • CII (Cross Industry Invoice)

1 format hybride

  • Factur-X qui est un format structuré et lisible en PDF

De plus, la transmission de factures à l’administration fiscale s’effectuera au travers du Portail Public de Facturation (PPF). Pour schématiser, et avec les informations dont nous disposons à ce jour, ce portail sera l’équivalent de Chorus Pro, et regroupera le secteur privé et public.  

Comment va fonctionner la transmission de factures avec la réforme de la facture électronique

Deux notions importantes de la réforme, le e-invoicing et le e-reporting :

  • Le e-invoicing est l’émission de factures au format électronique en B2B via une plateforme de dématérialisation.
  • Le e-reporting complète le e-invoicing puisqu’il consiste en la transmission des données de facturation et de paiement à l’administration fiscale.

Dans le cadre de la réforme, les entreprises assujetties à la TVA sont à la fois concernées par le e-invoicing et le e-reporting pour les échanges B2B domestiques.

Dans le cadre d’échanges commerciaux internationaux ou d’échanges B2C, seul le e-reporting sera obligatoire.

Les objectifs de la réforme de la facture électronique

Pour l’Etat, cette réforme répond à 4 objectifs majeurs :

  • Mieux contrer la fraude à la TVA
  • Permettre de diminuer les coûts des déclarations à l’aide du pré-remplissage
  • Améliorer la compétitivité des entreprises françaises grâce à la réduction des coûts de gestion administrative
  • Avoir une connaissance en temps réel de la conjoncture économique

Le point majeur qui doit intéresser les entreprises reste évidemment l’amélioration de la compétitivité. On a de cesse de le répéter, la digitalisation permet aux organisations d’améliorer leur structuration et de faire des économies de temps et financières considérables.

Le calendrier de la réforme

A partir de juillet 2024 :

  • Toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir une facture électronique
  • Les grandes entreprises (liens des critères) devront émettre leurs factures au format électronique

A partir de janvier 2025 :

  • Toutes les ETI (lien des critères) devront émettre leurs factures au format électronique

A partir de janvier 2026 :

  • Toutes les TPE et PME devront émettre leurs factures au format électronique.
Le détail du déploiement de la réforme de la facture électronique

Quelles peuvent être les sanctions en cas de non-respect de la réforme ?

La réforme fixe deux sanctions :

  • Lors d’un non-respect de l’émission d’une facture électronique, l’entreprise s’expose à une amende d’un montant de 15€ par facture dans un limite de 15 000€ sur une année civile.
  • Lors du non-respect de la transmission des informations de facturation (e-reporting), l’entreprise s’expose à une amende de 250€ par transmission, toujours dans une limite de 15 000€ sur une année civile.

Quels avantages pour les entreprises ?

Même si ce passage à la facture électronique est accéléré par la reforme, de nombreux avantages vont en découler pour les entreprises :

  • La réduction des coûts de traitement

La facture électronique va vous permettre de réduire vos coûts liés au traitement des factures. On peut par exemple parler du coût d’affranchissement qui n’existera plus dès lors que toutes les factures envoyées sont dématérialisées.

L’automatisation va aussi réduire les coûts liés au traitement des factures puisque vos équipes y consacreront moins de temps de manière générale

Enfin, la dématérialisation des factures va vous permettre de réduire votre espace de stockage puisque toutes les factures seront dématérialisées. Lorsque l’on a un gros volume de documents à archiver, la place qu’ils occupent dans un bâtiment représente un coût caché important.

  • Le gain de temps

En choisissant une solution qui vous permet d’automatiser la gestion des factures fournisseurs et l’envoi des factures clients, vous gagnez un temps considérable sur des tâches répétitives. De plus, il est très facile de lier O’Work à l’outil de gestion interne pour renforcer l’automatisation et maximiser le gain de temps réalisable. Tout ce temps gagné offre la possibilité à vos équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. 

  • Le gain de confort des collaborateurs

Au-delà d’un gain de temps non négligeable, vos collaborateurs voient leur confort quotidien s’améliorer. En effet, plus de tâches répétitives à faible valeur ajoutée comme les saisies et ressaisies inutiles. Tout se fait automatiquement grâce à la reconnaissance des documents. Les liens qui sont créés entre O’Work et l’ERP gomment les ressaisies pour n’avoir finalement que des tâches de contrôle à effectuer. Par ailleurs, O’Work étant une solution SaaS, le travail en dehors du bureau, que ce soit en télétravail ou en déplacement, n’est plus un frein.

  • La traçabilité

Avec la dématérialisation des factures, le suivi mais aussi l’archivage légal de ces dernières est grandement facilité. En effet, vous gardez une trace du traitement et des actions réalisées sur les factures. La piste d’audit fiable va vous permettre de consulter les actions de vos clients sur les factures envoyer et de voir si ces dernières ont bien été ouvertes et bien sûr payées. Enfin, en cas de contrôle, vous retrouvez en quelques clics tous les éléments à fournir grâce à l’archivage légal dans le coffre-fort numérique.

  • La réduction des délais de paiement

En envoyant vos factures au format électronique, les documents sont délivrés immédiatement. Grâce à cela, vous allez pouvoir avoir un paiement plus rapide en vous affranchissant des délais liés à l’utilisation du papier (Impression, mise sous pli, temps de transit par la Poste…). De plus, vous allez pourvoir faciliter vos relances de paiement avec un suivi précis des actions de votre client avec la facture.

  • La sécurisation fiscale

Un des objectifs principaux de l’Etat avec cette réforme est de contrer la fraude à la TVA. In Fine, le passage à la facture électronique va aussi permettre aux entreprises de gagner du temps avec, à terme, un pré-remplissage des champs de leur déclaration de TVA grâce à l’ensemble des données fournies par les factures électroniques qui auront transité par le Portail Public de Facturation et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires

Comment O’Work se positionne dans cette réforme de la facture électronique ?

O’Work, facilitateur de la réforme de la facture électronique entre l’Etat et les entreprises.

A ce jour, O’Work est prêt à répondre aux exigences de l’Etat afin de devenir Plateforme de Dématérialisation Partenaire.

L’équipe est fortement engagée sur les liens entre la plateforme et l’Etat. Pour preuve, notre experte Florence Civette participe activement aux ateliers de travail de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) qui visent à cadrer cette réforme aussi bien sur le plan technique que fonctionnel. Cette participation d’O’Work aux ateliers de la DGFIP nous permet donc de faire des développements nécessaires réguliers en fonction des derniers avancements de la réforme. Cela nous permet d’élaborer une roadmap qui répond à la fois aux critères légaux et au quotidien de nos utilisateurs pour leur simplifier la vie.  

 

Vous souhaitez en savoir plus sur cette réforme ? Voir comment elle se transposera dans votre entreprise et quels sont les gains que vous allez pouvoir réaliser en passant à la facture électronique ?

Nos experts se tiennent à votre disposition pour vous accompagner dans cette démarche ! 

Envie d'en savoir plus ?

D'autres sujets...