Confidentialité, Intégrité, Pérennité...
Stockez, protégez et partagez vos informations sensibles
Gagnez du temps dans la recherche et la gestion des documents
Gagnez de la place dans vos bureaux. Fini le papier !
Vos documents bénéficient de Cryptage, d'horodatage... Ils sont certifiés et ultra sécurisés
Un stockage optimal pendant de longues années
Protégez vos documents en sécurisant les accès et le partage en interne comme en externe
Valeur probante et piste d'audit fiable
Avec O'Coffre
Laissez vous guider
Un coffre-fort numérique, comme son nom l’indique est un espace en ligne de stockage et de conservation documentaire hautement sécurisé. Inviolable et certifié, notamment grâce à la valeur probante, il permet d’assurer la non-altération de ce qui y a été déposé. Que vous soyez une entreprise, un expert-comptable ou un établissement public, O’Coffre garantit l’authenticité, la conformité et la traçabilité de vos informations.
Quels documents sont concernés ?
Factures
Échangez plus facilement avec vos clients et fournisseur en assurant l’authenticité des factures
bulletin de paie
Archivez vos bulletins de paie pendant 10 ans. Vous pouvez même envoyer vos bulletins de paie automatiquement dans le coffre de vos salariés avec O’Bulletin
Documents rh & confidentiels
Conservez vos documents sensibles à l’abri et en toute conformité légale : Brevet, contrat de travail, paie, fusion/acquistion, documents juridiques…
Les fonctionnalités du coffre-fort entreprise
Tout ce qu'il vous faut pour dématérialiser vos documents en toute légalité...
Le coffre-fort numérique à le même usage qu’un coffre-fort à la banque il vous permet d’y déposer et de collecter des documents électroniques de manière ultra sécurisé. Cet espace de plusieurs giga conserve vos documents pendant de longues années sans compromettre leurs valeurs.
Vous pouvez y stocker tous types de documents, PDF, Word, JPG, vidéos…
Certains document hautement confidentielles nécessitent un accès restreint. Vous pourrez gérer les droits sur chacun de vos documents pour éviter tout erreur.
Si vous avez plusieurs agences ou sociétés, vous pourrez simplement définir des accès pour chacun.
Socle de la confiance digitale, la valeur probatoire est l’élément logiciel incontournable pour assurer une valeur juridique à un document électronique.
Elle sert à assurer l’intégrité des données et l’authenticité des informations en y apportant une preuve de conformité.
O’Safe permet la traçabilité (non-repudiation) via des journaux séquestres (identification de l’émetteur, du destinataire, preuve de l’original, trace des échanges par accusés de réception…)
La signature électronique O’Safe à la même valeur juridique qu’une signature « papier ».
Apportez consentement et approbation à vos documents numériques en toute conformité.
Vous souhaitez envoyer vos fiches de paie par voie digitale à vos collaborateurs directement dans leur coffre-fort personnel ? Ou mettre en place la e-facture avec vos clients et vos fournisseurs ?
Aucun problème O’Safe se connecte à O’Bulletin et O’Facture pour mettre en place les workflow de distribution.
Élément très important, la réversibilité permet de récupérer vos documents si vous décidez de changer de prestataire. La réversibilité est obligatoire, vous êtes donc assurés de garder vos données peut importe votre solution de coffre-fort.
Le coffre-fort numérique peut être ajouté à votre gestion documentaire O’FLUX ou votre gestion à l’affaire O’Business. Retrouvez-y votre coffre-fort et ajoutez-y vos documents.
O’bulletin est nativement inclus avec le module coffre-fort, celui-ci est obligatoire pour l’envoi des bulletins de paie électronique. O’Bulletin offre aussi un coffre-fort employé pour y déposer les fiches de paie et d’autres documents RH.
Les avantages du coffre-fort électronique
Disponibilité
Accès à vos documents via une simple connexion internet 24h/24 et 7j/7
Hébergé en France
Pas d'embrouilles, vos données sont hébergées à Lyon et à Strasbourg dans des data-center certifiés iso 27001
Multi-société & multi-site
Vous avez plusieurs agences ou plusieurs société distinctes ? Aucun problème, vous gérez tous les accès
Compatible à tous les modules O'Work
O'Coffre peut s'utiliser seul ou s'intégrer à vos modules O'Flux, O'Expert, O'Business.
Valeur probante & Certifications
Conforme avec le code du travail et certififié NF203CCFN et NFZ42020 pour assurer la valeur probante
Un espace virtuel mais sécurisé
Vous manipulez au quotidien des données sensibles dont vous souhaitez assurer la confidentialité sur une longue durée ? Au service de la dématérialisation des documents, le coffre-fort numérique est un espace d’archivage sécurisé indispensable pour stocker et diffuser les documents professionnels. Pour une meilleure traçabilité et un véritable gain de temps au sein de votre entreprise, optez pour O’Coffre, un outil indispensable et capable de s’adapter à vos exigences !
Centralisation des documents
Idéal pour centraliser les documents au sein d’une entreprise, le coffre-fort numérique permet de partager des documents importants avec toute personne habilitée à les consulter (collaborateurs, actionnaires, experts-comptables ou autres). Chaque document est mis ou non à la disposition des différents profils (en fonction de leurs droits d’accès) ce qui permet, à terme, de mettre l’accent sur l’autonomie de chacun mais également sur la bonne communication des informations.
Un stockage sûr et réglementé
Le coffre-fort électronique a pour vocation de stocker tous les types de documents administratifs et professionnels. Des bulletins de paie électroniques aux contrats de travail en passant par les factures, il est gage de confidentialité et d’authenticité grâce au cryptage des données les plus sensibles. Seul l’utilisateur du coffre a accès aux informations qui y sont stockées.
Son utilisation et ses enjeux sont néanmoins à différencier de ceux d’un système d’archivage numérique classique. Bien plus qu’un outil de gestion, l’E-coffre offre en effet des garanties particulières telles que la traçabilité des documents et l’intégrité de ces derniers. Tout dépôt est associé à une empreinte numérique et toute modification, notifiée dans un historique. La pérennité de ces données est quant à elle garantie grâce à une duplication de stockage pour une protection maximale.
Un outil modulable et dans l'air du temps
Modulable, le coffre-fort numérique s’adapte aux besoins particuliers de ses utilisateurs et peut être considéré comme un outil particulièrement fiable et riche de nombreux atouts.
S’il n’est pas une obligation pour l’employeur, cet outil lui permet en effet d’être en totale conformité avec la législation concernant la protection des données personnelles (RGPD) et la loi Travail de 2016.
Les envois des documents et notamment des bulletins de paie étant faite de manière automatique, le gain de temps est assuré ! Sans compter les économies de consommables allant de pair puisque les impressions et les envois deviennent superflus.
L’utilisation d’un coffre-fort électronique au sein d’une entreprise véhicule une image de modernité et d’une société où la communication et la transparence sont de mise. L’accès aux documents, simplifié et la maitrise de l’empreinte écologique sont également des atouts à ne pas négliger.
Et si vous passiez à O'Coffre ?
Espace de stockage sécurisé pour tous vos documents électroniques, O’Coffre vous offre toutes les fonctionnalités que vous êtes en droit d’attendre d’un coffre-fort numérique.
Archivez vos documents en toute sérénité
Assurez la conformité légale de vos documents grâce à notre outil et conservez toutes vos données sensibles à l’abri ! O’Safe garantit en effet l’intégrité et l’authenticité des informations en circulation, quel que soit leur type (PDF, word, vidéos,…). Tout document stocké par nos soins bénéficie dès lors d’une valeur juridique indéniable.
Facilitez vos échanges
Et ce, aussi bien avec vos fournisseurs qu’avec vos employés ! L’authenticité de vos documents est garantie et leur circulation, automatisée grâce aux différents workflow de distribution. La communication entre les différentes équipes n’aura jamais été aussi simple !
