Simple, rapide et légal...
Faites signer vos documents à distance et accélérez vos process
Garantissez de manière légale la signature
Gagnez du temps
Faites des économies
Avec la signature électronique,
laissez-vous guider
Vos signatures de documents n’auront jamais été aussi simples et rapides grâce à la signature électronique. Optez pour une solution qui garantie légalement vos signatures.
Des exemples de documents à signer électroniquement
Documents de ressources humaines
Contrats de travail, avenants, notes de frais...
Documents financiers
Factures, bons de commandes, accords de confidentialité...
Documents de vente
Contrats, devis, conditions générales de vente...
Quelle valeur pour la signature électronique ?
La signature électronique a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Pour cela, il faut pouvoir prouver son intégrité, c’est à dire que le document n’est pas modifiable. Il faut aussi être en mesure de confirmer l’identité du signataire. C’est pour cela qu’il n’est légalement pas possible de simplement coller une signature sur un PDF.
Tout savoir sur la signature électronique
À l’heure où le télétravail est devenu la norme en entreprise, la signature électronique s’impose comme un indispensable. Gage d’efficacité, elle permet de signer à distance une grande variété de documents. O’Work simplifie la signature de vos documents et vous permet de gagner du temps en toute légalité !
La signature électronique
Son principe
Pratique, la signature électronique est un procédé technique et juridique qui permet de signer un document numérique en quelques secondes et ce, sans que les signataires ne soient en contact les uns avec les autres.
Il existe trois niveaux de signature différents.
La signature électronique simple (SES)
Il s’agit du premier niveau de signature. Elle est dite « simple » car elle ne permet pas d’identifier clairement le signataire.
Elle peut être utilisée pour signer des factures, des devis, des états des lieux.
La signature électronique avancée (AES)
Cette dernière permet d’identifier le signataire mais également de détecter les possibles modifications effectuées sur le document après les signatures. Son niveau de sécurité est de ce fait plus élevé et elle garantit l’intégrité du document comme l’identification et l’authentification du signataire.
On l’utilise pour signer des contrats de travail, des contrats bancaires ou encore des bons de commande.
La signature électronique qualifiée (SEQ)
Elle assure le plus haut degré de sécurité. Elle possède en effet un statut juridique particulier. En conséquence, son utilisation est plus contraignante. Le signataire doit en effet posséder un certificat qualifié de signature électronique, certificat qui lui aura été remis par un fournisseur de confiance.
Cette signature hautement sécurisée est principalement utilisée par des corps de métiers particuliers tels que les avocats, les commissaires-priseurs ou encore, les notaires.
Un acte très réglementé
Loin d’être improvisée, la signature électronique est en réalité un acte très encadré et réglementé. Le but est évidemment de lui conférer la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. En conséquence, le règlement eIDAS en définit les règles de manière très stricte. Ce cadre particulier favorise évidemment les échanges et ce, au sein du marché européen entier.
Au-delà de cet aspect juridique, ce sera évidemment à chacun de choisir le niveau de sécurité souhaité pour la signature de ses documents.
Pourquoi passer à l'étape de la signature électronique
Passer à la signature électronique, c’est tout simplement faire un pas de plus vers le processus de dématérialisation que vous avez peut-être entamé en sein de votre entreprise.
Pour gagner du temps, tout simplement !
Alors que le stockage des documents sur serveurs est devenu la norme, leur signature restait encore synonyme de perte de temps, d’impressions, de scans mais également d’envois postaux. Grâce à la signature électronique, ces taches chronophages sont désormais oubliées au profit de la plus grande efficacité. Chaque étape est désormais digitalisée, de la production à l’archivage des documents, ce qui permet aux entreprises de profiter de toujours davantage de productivité. L’automatisation des tâches permet également de réduire les erreurs et les oublis de manière drastique.
Une gestion documentaire optimisée
Lorsque les tâches s’accumulent, suivre le traitement de chaque document et valider les différentes étapes est également chronophage et difficile. Dans le cadre de l’e-signature, il est possible de garder le fil d’autant plus facilement que tous les échanges sont notofiés automatiquement. Vous pouvez avoir un aperçu rapide et significatif des différents documents en circulation et savoir s’ils ont été lus, signés… Sans oublier leur archivage automatique !
Une plus grande sécurité pour vos échanges
La signature électronique va de pair avec un système de cryptage qui permet de l’authentifier et de renforcer l’intégrité du document. Protégé de toute tentative de falsification, il est gage d’échanges et de partages de données sécurisés.
Un allié pour votre service comptable
Un pas vers l'e-signature aux côtés d'O'Work
Grâce à O’Work, intégrez très facilement une solution d’e-signature au sein de votre entreprise. À votre écoute, nous vous proposons une solution adaptée à vos besoins et aux particularités de votre structure.
Signez, en toute légalité !
La solution O’Work vous permet de signer et de faire signer vos documents en toute légalité. Vos documents financiers comme vos documents de vente sont traités selon les règles et conformes au cadre légal évoqué ci-dessus. Vous pouvez également signer tous vos documents en lien avec vos ressources humaines et simplifier la gestion de vos contrats de travail ou encore de vos notes de frais.
Une question de simplicité
L’e-signature est gage de simplicité. Les démarches administratives deviennent plus rapides, plus fluides et ce, en télétravail comme en présentiel. Les tâches chronophages et répétitives laissent place à des tâches à valeur ajoutée.
Valorisez votre image auprès de vos employés et de vos clients/fournisseurs
En optant pour la signature électronique, vous renvoyez une image positive et dynamique à vos employés mais également aux entreprises qui travaillent à vos côtés, voire à vos fournisseurs. Vous serez dès lors synonyme d’innovation mais également de réactivité auprès de ces derniers.
