Centralisez tous les documents et les informations légales des collaborateurs et de l’entreprise
Toutes les informations du collaborateur dans un dossier personnalisable avec des fichiers associés
Génération automatique des contrats et signature électronique Stockage du contrat sur le profil du collaborateur
Liste des compétences avec la possibilité d'y adjoindre des documents avec des dates de validité
Lorsqu’un nouveau collaborateur est recruté, vous allez pouvoir faire d’une pierre deux coups au moment de la rédaction de son contrat. En effet, en créant son espace documentaire, les informations remplies vont vous permettre de rédiger automatiquement le contrat basé selon votre modèle de contrat. En quelques clics l’espace documentaire dédié au collaborateur et le contrat sont créés. Cette génération automatique peut être utilisée pour tous les documents de l’entreprise (Entretien annuel, rapport d’étonnement, …)
La sécurisation des données est essentielle, d’autant plus lorsque l’on traite des données personnelles de collaborateurs. C’est pourquoi toutes nos données sont sécurisées dans un coffre-fort numérique à valeur probante NF203 CCFN. Ces données sont stockées dans 2 DataCenter Tier 3 français certifiés ISO 27 001, garantissant une ultra sécurisation des données.
La signature électronique a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Pour cela, il faut pouvoir prouver son intégrité, c’est à dire que le document n’est pas modifiable. Il faut aussi être en mesure de confirmer l’identité du signataire. Utiliser une solution de signature électronique certifiée vous permet donc de gagner en sécurité.
C’est aussi une opportunité de gagner du temps dans les échanges de documents puisque la signature peut se faire très rapidement, en évitant l’inertie des échanges avec des documents papier.
Dans le cadre d’un recrutement, vous pouvez être amené à collaborer pour proposer ou faire valider des profils. C’est pour cela que vous pouvez affecter très facilement des candidatures pour qu’elles soient traitées. De plus, lorsque vous consultez ces candidatures, affichez l’offre associée pour voir en un coup d’oeil si le profil correspond ou non. Un gain de temps et de confort non négligeable, surtout lorsque les offres à pouvoir sont nombreuses et diverses.
Aujourd’hui, l’ère numérique transforme tous les aspects de nos vies, y compris la manière dont nous gérons les ressources humaines dans nos entreprises. Un dossier numérique du collaborateur, qui est essentiellement une version numérisée du dossier personnel d’un employé, est un outil précieux dans cette transformation.
Voici pourquoi votre entreprise devrait envisager d’utiliser un dossier numérique du collaborateur :
Un dossier numérique du collaborateur permet à l’entreprise et à l’employé d’accéder facilement à toutes les informations pertinentes. Cela peut inclure des données sur le recrutement, la formation, les évaluations de performance, les congés et bien plus encore. Cela élimine le besoin de chercher manuellement dans des dossiers papier, ce qui peut être à la fois chronophage et inefficace.
Les dossiers numériques sont généralement plus sûrs que les dossiers papier. Ils peuvent être protégés par des mots de passe, des cryptages et d’autres mesures de sécurité pour empêcher l’accès non autorisé. En outre, ils sont à l’abri des dommages physiques comme les incendies ou les inondations.
La numérisation des dossiers des collaborateurs élimine le besoin de stocker des dossiers papier, ce qui peut prendre beaucoup de place. Cela peut vous aider à économiser de l’espace de bureau et à réduire les coûts.
Un dossier numérique du collaborateur facilite la gestion des ressources humaines. Il permet un suivi efficace des performances des employés, une planification plus facile de la formation et du développement, et une meilleure gestion des congés et des avantages.
En optant pour des dossiers numériques, votre entreprise réduira sa consommation de papier, ce qui est bénéfique pour l’environnement.
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