Simplifiez, Accélérez, Collaborez...
Réduisez le temps consacré aux demandes d'achats en simplifiant ce process
Personnalisez vos formulaires selon le type de demande
Fluidifiez vos process grâce aux workflows de validation
Générez et liez tous les documents annexes à la demande d'achat
Avec O'Flux
Gagnez du temps dans vos demandes d'achat
Grâce à O’Flux, vos collaborateurs peuvent faire très facilement leurs demandes d’achats de fournitures. Une fois les devis et visuels transmis, la demande intègre un workflow de validation qui permet de s’affranchir des oublis. Une fois la demande validée, l’extraction est faite pour une mise en commande dans l’ERP.
Un exemple
Faire une demande d'achat de fournitures
Importation du devis avec des commentaires ou des visuels
Approbations intermédiaires via un workflow
Validation finale
Extraction de la demande d'achat pour mise en commande dans l'ERP
Envie d'aller plus loin ?
Accélérez avec O'Factures Fournisseurs
Grâce à O’Factures fournisseurs, le facture réceptionnée va automatiquement être comparée à la commande passée. Si toutes les informations sont identiques, alors la validation de la facture intégrera directement le workflow. Le traitement manuel n’interviendra alors que dans environ 10% des cas, lorsque le facture et le commande ne seront pas identiques (exemple : un montant différent)
La demande d'achat : principe et enjeux
Définition
À différencier d’un bon de commande, la demande d’achat est un document formel, généré en interne et qui répond à impératifs concrets. Il peut être généré par un salarié, par un service, voire par le service des achats.
Chaque formulaire comprend les informations capitales que sont :
- la description du besoin (bien ou service),
- la quantité souhaitée,
- mais également le département et le service concernés par la demande.
En dernier lieu, doivent évidemment y être mentionnées les informations concernant le fournisseur associé à la demande. Dans certains cas de figure, ce sera au service des achats de choisir le fournisseur le mieux adapté à la nature de la demande.
Des documents annexes, comme des devis (fournis par les fournisseurs) ou des visuels peuvent également être rattachés à la demande pour une meilleure compréhension.
L’ensemble de ces renseignements est adressé au département financier qui approuvera ou non ladite demande en fonction des critères d’approbation et les exigences qui lui sont propres. Des prix trop élevés ou une quantité trop importante peuvent être des motifs de refus.
Enjeux pour l'entreprise
En faisant le choix de recourir à une demande d’achat, les collaborateurs/services d’une entreprise :
- agissent en faveur de bonnes pratiques et contre la fraude,
Tout est officiel, clairement énoncé et codifié. Chaque collaborateur peut avoir accès à un historique clair et précis où chaque demande peut être suivie en toute transparence.
- favorisent l’organisation budgétaire de leur entreprise sur le moyen et long terme
En fonction des impératifs, des possibilités offertes par le budget, certains projets, construits et validés, peuvent en effet être mis de côté dans l’attente de meilleures opportunités économiques.
- optent pour un approvisionnement en biens et/ou services plus efficace, optimisé avec un gain de temps notable.
Une demande d’achat permet en effet aux différents collaborateurs d’avoir une meilleure visibilité, de limiter les tâches les plus chronophages et de concevoir différentes alternatives au moment de l’achat.
O'Flux : vers une automatisation de la gestion des achats
Loin d’être accessoire, la demande d’achat peut être considérée comme une étape capitale dont dépend directement l’efficacité du processus d’achat. En s’impliquant dans cette demande, les collaborateurs fluidifient de manière notable le processus d’approvisionnement mais encore faut-il disposer du bon outil pour le faire !
C’est toute la promesse de notre outil O’Flux !
Pourquoi l'adopter ?
Pour la fin des taches chronophages
Plus une entreprise se développe et plus ses besoins, en bien ou en services, gagnent en intensité. Il peut dès lors devenir plus difficile de suivre le cours des nombreuses commandes nécessaires à son fonctionnement, comme les dépenses qui y sont associées. Automatiser la gestion des achats peut, dès lors, permettre de fluidifier les processus sans que cela devienne pour autant synonyme d’une gestion chronophage. En automatisant ces impératifs à faible valeur ajoutée, vous vous dégagez du temps pour d’autres tâches !
Pour une meilleure visibilité et un contrôle plus facile
Vous travaillez avec différents partenaires, différents fournisseurs ?
Automatiser la gestion des achats, d’étape en étape, est une condition sine qua non pour ne pas perdre le fil et assurer l’approvisionnement optimal de son entreprise. Grâce à un retour d’informations en temps réel, les processus sont plus fluides et le contrôle, plus facile.
Pour le développement d’un travail collaboratif plus efficace
L’automatisation de la gestion des achats permet de favoriser la collaboration au sein de l’entreprise. Chaque salarié a un rôle précis, intervient lors d’une étape clé et la gestion du projet, dans sa globalité, est répartie entre plusieurs intervenants sans perdre en clarté et fluidité, bien au contraire !
Un allié à la hauteur de vos exigences
Des formulaires personnalisés
Forte de nombreux atouts, la demande d’achats n’en est pas moins coupable d’un petit inconvénient : à défaut d’évoquer sa complexité, on parlera plutôt d’un processus long et rébarbatif qui fait parfois préférer l’informel au formel.
O’Flux vous propose un système optimal et surtout, un système qui vous ressemble. Faciles à prendre en main, car parfaitement adaptés aux besoins et particularités de votre entreprise, nos formulaires personnalisés gagnent en souplesse et en efficacité. Vous pouvez y associer des devis, des visuels ou des commentaires.
Une meilleure gestion
Tous les documents en lien avec votre demande d’achat sont liés à cette dernière. Vous centralisez ainsi les informations pour une gestion plus simple et qui va à l’essentiel en seulement quelques clics.
Des process plus fluides
Grâce à des workflows de validation adaptés au fonctionnement de votre entreprise, les demandes d’achat sont garanties sans erreurs et surtout, sans oublis. En effet, chaque formulaire suit le même circuit de validation, de collaborateur en collaborateur. D’approbation intermédiaire en approbation intermédiaire, la demande d’achat suit un circuit fixe jusqu’à la validation finale. La mise en commande peut, dès lors, être effective.
