FAQ

Toutes les questions que vous n’avez jamais osée poser !

Le bulletin de paie électronique

côté légal et technique

Oui ce service est accessible même si votre paie est externalisée. Vous avez simplement besoin de votre liasse de bulletin de paie PDF pour utiliser le service. 

Les bulletins sont conservés dans les coffres-forts numériques des salariés pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié; et 10 ans dans le coffre-fort de l’entreprise.

Non, ce n’est pas utile car les documents sont stockés de manière légale et conforme dans un coffre-fort numérique.

Dès lors que l’entreprise souhaite dématérialiser les bulletins de paie, elle doit les stocker dans un espace sécurisé. Le coffre-fort certifié NF 203 CCFN est donc le seul support capable de répondre aux normes de sécurité et de confidentialité. 

Chaque salarié a son propre coffre-fort, seul lui y a accès grâce à ses identifiants uniques. 

Les données sont hébérgées en France dans un datacenter certifié iso 27001.

côté employeur

Soit le service RH crée le coffre du salarié au moment de son embauche et le salarié va l’activer, soit le service RH génère la liasse de bulletin au moment de la paie avant l’envoi des bulletin électronique, O’Work va envoyer une alerte pour créer le coffre-fort du nouveau salarié.

Non, pas de souci, grâce à la reconnaissance des documents et au workflow de traitement, le document sera découpé en conséquence.

Oui. Possibilité d’envoyer un document vers 1 ou plusieurs salariés. Possibilité également d’envoyer une liasse (avec présence du matricule sur chaque document pour le découpage automatique par employé).

Oui, via la partie envoi documents RH (mais attention un document doit correspondre à un masque pré-défini, avec mention du matricule par exemple, afin qu’il soit associé à l’employé).

Oui, tous types de bulletins peuvent être envoyés.

Le coffre-fort employeur est accessible uniquement aux personnes autorisées à l’utiliser. Le coffre-fort salarié est personnel, seul le salarié y a accès.

Tant que l’envoi des bulletins n’a pas été validé côté O’BULLETIN il est possible d’annuler cette liasse et d’en générer une nouvelle si la période de paie (dans le logiciel métier) n’a pas été clôturée.

La correction se fait côté logiciel de paie. Il faudra générer de nouveau la liasse modifiée.

Si un salarié a plusieurs bulletins dans le même mois alors il recevra autant de bulletins dans son coffre-fort.

Il suffit d’envoyer des liasses de bulletins pour les périodes concernées. Cependant, quelle est l’utilité ? L’original remis à l’employé est le bulletin papier sur ces 5 ans. Privilégier une reprise des 3 derniers mois ou éventuellement depuis le début de l’année civile.

côté collaborateurs

Oui, tout à fait, par tout moyen conférant une date certaine. L’employeur a alors 3 mois pour donner suite.

Ses bulletins de paie seront stockés dans le coffre-fort numérique à vie mais le collaborateur ne sera plus présent dans votre paie et ne recevra donc plus de bulletin de votre part. Son prochain employeur pourra lui utiliser le coffre-fort du collaborateur pour envoyer les nouvelles fiches de paie.

Le collaborateur recevra son bulletin directement dans son coffre fort numérique. Pour acceder au coffre-fort il doit indiquer une adresse email de préférence personnelle pour continuer à y avoir accès tout au long de sa carrière. 

Oui, via le coffre-fort. Il est possible de partager un document présent dans le coffre-fort 

Il est possible de revenir à tout moment à la version papier. L’employeur a alors 3 mois pour réagir.

Le coffre-fort numérique

côté légal et technique

Oui, le coffre-fort répond aux exigences légales et réglementaires à savoir : la traçabilité, l’identification, l’accès garanti aux utilisateurs et la possibilité pour ces derniers de récupérer les documents et les données stockées. 

La loi El Khomri précise que les utilisateurs sont informés au moins trois mois avant la date de fermeture du service pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés. La réversibilité (très importante) permet de récupérer les archives dans un format universel inter-coffre. 

L’accès se fait actuellement via l’email personnel du collaborateur et le mot de passe. Lors de l’activation, le salarié a reçu via SMS un code lui permettant de modifier son mot de passe. 

Grâce à l’installation d’une imprimante virtuelle qui va envoyer la liasse de bulletin dans la solution O’RH (attention aux modes SAAS) et également aux paramètres du fichier d’import (format logiciel de paie ou excel).

Le CPA n’existe plus. Il est remplacé par le CPF. Ce remplacement a entrainé la fin de la connexion de solutions tiers au CPA. 

Côté employeur

Pour classer, organiser, archiver et partager tous les documents administratifs dans un environnement hautement sécurisé et certifié.

Le coffrefort salarié est gratuit, incluant 10 Go de stockage pour les documents administratifs propres au salarié (donc hors bulletins de paie).

La réversibilité propose de récupérer les archives dans un format universel.

Le coffre-fort salarié est disponible à vie. Le salarié conserve ses identifiants et mot de passe (d’où l’importance d’indiquer son email personnel).

Le coffre-fort salarié est gratuit pour l’entreprise. Le salarié conserve l’accès à son coffre-fort en cas de départ de l’entreprise. Si son nouvel employeur envoie ses bulletins de salaire dématérialisés sur le coffre-fort EDOC, alors il suffira au salarié de prévenir son nouveau service RH afin qu’il fasse le lien.

Côté collaborateur

Oui, autant de document qu’il le souhaite en fonction de l’espace de stockage.

Le coffre-fort salarié est disponible à vie. Le salarié conserve ses identifiants et mot de passe (d’où l’importance d’indiquer son email perso) . 

 Le coffre-fort salarié est gratuit pour l’entreprise. Le salarié conserve l’accès à son coffre-fort en cas de départ de l’entreprise. Si son nouvel employeur envoi ses bulletins de salaire dématérialisés sur le coffre-fort EDOC alors il suffira au salarié de prévenir son nouveau service RH afin qu’il fasse le lien. 

Le salarié aura un coffre-fort supplémentaire. Il pourra alors décider de garder les 2 ou alors de récupérer les documents sur son ancien coffre-fort pour les transférer sur le nouveau et clôturer l’ancien coffre. La réversibilité (très importante) permet de récupérer les archives dans un format universelle inter-coffre.

Il est recommandé d’utiliser l’adresse personnelle. Si votre collaborateur ne dispose pas d’une adresse email personnelle, il lui faudra en créer une pour bénéficier de son coffre-fort. Il recevra un courrier incluant le code d’activation du coffre-fort sous format papier. Le salarié devra cependant avoir une adresse mail personnelle qui servira d’identifiant de connexion au coffre-fort. 

Les factures dématérialisées

La durée légale de conservation d’un document est de 10 ans pour une facture client ou fournisseur. Il en va de même pour les bons de commande et les bons de livraison.

Oui, car il permet d’assurer une piste d’audit fiable.  La valeur probante qu’offre le coffre-fort électronique permet d’assurer et de prouver l’originalité et la validité des factures. En cas de contrôle vous devez prouver l’intégrité de tous les documents commerciaux, ce que permet la piste d’audit et la valeur probatoire.

Oui, vous devez l’informer de votre choix de dématérialiser vos factures et il doit l’accepter, un simple mail d’information n’est pas suffisant, il faut recueillir une preuve d’accord.

La gestion des flux documentaires

 

La Gestion des processus documentaires, est le procédé informatique qui permet d’organiser, de contrôler et de gérer les informations et les documents électroniques au sein d’une organisation.

Les objectifs d’une gestion des flux sont de référencer les documents de manière unifiée (documents d’origine physique ou numérique), de sécuriser l’ensemble des documents tout en facilitant leur accès et leur partage pour une collaboration efficace dans l’organisation.

Automatiser ses flux de documents rend possible l’exploitation et le partage à travers des Workflows.

Une GED permet ainsi de gérer tout le cycle de vie des documents : de leur création à leur suppression (en conformité avec la RGPD)

  • Pour la réussite du projet, il est primordial de définir précisement son périmètre en amont de la mise en place.
  • Il convient de reflechir et de cadrer tout le processusd’organisation des documents.
  • Conseils et accompagnement sont nécessaires pour la mise en place et le suivi d’un projet GED

Si la classification du contenu (factures, notes de service, propositions, images, design, etc.) et la personnalisation de ce rangement peut se faire de manière manuelle avec une GED en deux minutes environ par document.

L’intelligence artificielle, elle, supprimera totalement cette action manuelle, en exploitant le machine learning pour reconnaître automatiquement le type de contenu et automatiser entièrement la classification, mais également la gestion de vos flux. Au service de l’innovation, un système intelligent utilisera les données pour proposer une expérience améliorée : recherche plus logique et pertinente adaptée aux différents profils de l’entreprise.

La signature électronique

Oui, la signature électronique est 100% légale au même titre qu’une signature manuscrite, si la solution utilisée garanti son intégrité. Pour cela la signature doit identifié clairement le mandataire et le document ne doit pas être altéré.

Les formats types :

  • Documents (.doc, .docm, .docx, .dot, .dotm, .dotx, .htm, .html, .msg, .pdf, .rtf, .txt, .wpd, .xps)
  • Images (.bmp, .gif, .jpg, .jpeg, .png, .tif, .tiff) présentations (.pot, .potx, .pps, .ppt, .pptm, .pptx)
  • Feuilles de calcul (.csv, .xls, .xlsm, .xlsx) autorisent la signature électronique.

Vous pouvez l’utiliser à tout moment dans le cadre professionnel et personnel. Elle peut être utilisée sur vos documents de types factures, devis, contrat, bon de commande, document RH… Il n’y a pas de limite.

O’Work est un logiciel de gestion à l’affaires, gestion électronique de documents et gestion interne pour les TPE et PME de toute la France.

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