Conformité, Confidentialité, Sécurité..
Automatisez la gestion de vos fiches de paie
Gagnez du temps sur le traitement des paies
Économisez les frais d'envoi
Automatisez vos processus de gestion des fiches de salaire
Les bulletins de paie sont accessibles à vie pour vos collaborateurs
Valeur probante et piste d'audit fiable
Ils en parlent mieux que nous !
Que dit la loi ?
Le bulletin de paie électronique n’est pas un simple envoi de mail, car il s’agit d’un document numérique ayant la même valeur qu’un document papier. Et pour cela, votre solution doit respecter certaines règles :
Etre capable de prouver l’origine de l’expéditeur, cela passe notamment par la signature électronique, l’horodatage, le cryptage…
« L’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité » code du travail — Article L3243-2
C’est à dire : Garantir la valeur probatoire. Vous devez prouver que le document est la copie conforme de son homologue papier. Certifier de son intégrité et de sa conformité.
Pour préserver la confidentialité des données sensibles tels que les bulletins de paie, vous devez offrir un espace sécurisé répondant aux normes françaises.
Il s’agit du coffre-fort électronique. Il doit répondre aux normes francaises NF Z 42-025 pour être conforme.
Art. D. 3243-8. — L’employeur arrête les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique : soit pendant une durée de cinquante ans ; soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge mentionné au dernier alinéa de l’article L. 1237-5 (NDLR : âge légal de la retraite), augmenté de six ans.
Le coffre-fort permet un archivage long terme comme prévu dans la loi côté entreprise (10 ans) et côté salarié (50 ans).
Avec O'Bulletin
Laissez-vous guider
Entre l’impression, l’affranchissement, l’envoi… La gestion de vos bulletins de salaire peut être un véritable casse-tête. Avec le bulletin de paie électronique envoyez vos fiches de salaire de manière légale et automatique directement depuis votre solution de paie. Archivez-les numériquement et donnez à vos collaborateurs accès à un espace personnel pour leurs documents RH.
Zoom sur les fonctionnalités
Tout ce qu'il vous faut pour dématérialiser vos bulletins de paie
Envoyez vos fiches de paie en toute légalité
O’Work se connecte avec toutes les solutions de paie. Si vous gérez votre paie de manière externalisée il suffira de faire un export pdf.
Chaque mois, un import des liasses de bulletins de paie s’effectue depuis votre outil de paie. Vos changements d’effectif sont donc pris en compte tous les mois.
La liasse de bulletin s’envoie automatiquement depuis votre solution de paie vers O’Bulletin.
O’bulletin va ensuite reconnaître sur chaque bulletin de paie le salarié, son numéro de sécurité sociale, la période de paie…
Une fois la reconnaissance terminée, les bulletins de paie entrent dans le workflow de traitement.
Ce workflow comprend un envoi vers le coffre-fort de l’entreprise et un envoi dans chacun des coffres-forts des salariés.
Si un salarié a refusé le bulletin de paie électronique le workflow envoie sa fiche de paie au service RH pour impression.
Vous pourrez créer les accès au coffre-fort de vos collaborateurs directement dans O’Bulletin. Un espace personnel disponible à vie, véritable domicile numérique.
Il permet le stockage des fiches de paie envoyées par l’employeur mais également de tout autre document souhaité par le salarié.
O’Bulletin dispose d’une solution de signature électronique pour garantir la conformité et l’authenticité des documents.
Les atouts de la démat'
Accessibilité
Les salariés ont accès à leurs fiches de paie 24h/24 et 7j/7 à vie
Gain de temps
Plus de demande de copie ou de perte des fiches de paie
Connecteur API
Compatible avec tous les logiciels de paie
Economie
Réduction des coûts d’impression, d’affranchissement et optimisation du temps du service RH
Légal et certifié
Conforme avec le code du travail et sécurise les documents RH grâce à la valeur probante.
Mieux comprendre le bulletin de paie électronique
Document capital où sont réunies toutes les informations concernant la rémunération d’un salarié, le bulletin de paie est une obligation pour toute entreprise. Depuis 2009, la remise de ce document peut être faite numériquement parlant. Dématérialisé, le bulletin de paie est gage de gain de temps et d’accessibilité, des promesses devenues réalité grâce à O’Bulletin.
Spécificités et réglementation
Ce qui a changé depuis 2009
Mise en place grâce à la loi du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures (n°2009-526), la transmission du bulletin de paie électronique dépendait alors de l’accord préalable des salariés, condition depuis supprimée.
À présent, le décret n°2016-1762, entré en vigueur le 1er janvier 2017, encadre la dématérialisation des fiches de paie et impose notamment aux employeurs un devoir d’information. Pour passer d’un bulletin papier à un bulletin électronique, ils disposent de 30 jours pour informer leurs collaborateurs. Ces derniers sont toujours en mesure de le refuser avant ou après sa mise en place et ce choix, pris en compte par les services RH au moins 3 mois plus tard. Ils recevront dès lors une version papier de leur fiche de paie.
Précautions préalables à respecter
L’erreur la plus commune serait de croire qu’un bulletin de paie électronique n’est autre qu’un bulletin de paie envoyé par mail. Prévues par la loi, différentes précautions doivent évidemment être prises.
Un expéditeur garanti
Il doit être possible, notamment par le biais de la signature électronique ou du cryptage de données, de garantir l’origine de l’envoyeur.
Des données certifiées
Afin que le document soit certifié, les informations transmises par le biais d’un bulletin de paie dématérialisé doivent être authentiques et ne pas pouvoir être modifiées.
Des informations sécurisées
Appliquer le RGPD dans le cadre du processus de paie est évidemment un impératif pour les employeurs. Le respect des normes françaises en matière de confidentialité et de sécurité devra, dès lors, faire l’objet de toutes leurs attentions.
Une mise en disponibilité au long cours
Un employeur doit en effet permettre à ses employés l’accès à leurs bulletins de paie dématérialisés sur une longue durée, soit :
- pendant 50 ans,
- soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de la retraite auquel on ajoutera six ans.
Simplifiez-vous la paie avec O'Bulletin
Vous souhaitez gagner en productivité, réduire vos coûts et déléguer vos taches les plus chronophages ? Le bulletin de paie électronique vous semble prometteur pour votre entreprise mais vous vous sentez dépassés par les normes et les réglementations qui l’entourent et qui semblent être en constante évolution ?
Avec O’Bulletin, gagnez en sérénité et faites d’un casse-tête, un véritable jeu d’enfants !
Nos fonctionnalités
O’Bulletin a toutes les fonctionnalités nécessaires pour vous permettre d’envoyer vos bulletins de paie dématérialisés en toute légalité.
- Des processus de gestion automatisés : compatibles avec tous les outils de paie, O’Bulletin importe automatiquement toutes les fiches de paie, chaque mois, puis reconnait chaque bulletin de paie en fonction des informations associées à chaque salarié.
- Un envoi dans les coffres forts numériques : vous créez les accès nécessaires à vos salariés qui auront, dès lors, la possibilité de stocker toutes leurs fiches de paie dans un espace personnalisé et sûr. Une fois traités, les bulletins de paie sont envoyés dans le coffre-fort de l’entreprise puis individuellement, dans le coffre-fort numérique de chaque collaborateur. Archivés à vie, les bulletins de paie sont également sécurisés.
- Une solution de signature électronique : afin de certifier automatiquement la conformité des bulletins de paie ainsi transmis.
