Simplifiez, Organisez, Collaborez...
Ne vous perdez plus en route : avec la ged, retrouvez vos documents facilement
Une recherche simplifiée de documents
Disponible partout et tout le temps (sur mobile, à la maison...)
Réduire vos volumes de stockages
Augmenter la collaboration dans vos équipes et avec vos clients
Contrôler vos données et vos droits d'accès
Retrouver et protéger les versions de vos docs
Bénéficier d'un coffre-fort numérique certifié
Vous affranchir du papier
Stocker & sécuriser ses documents
Rechercher ses documents
Suivre le cycle de vie
Mettre en place des workflow
Gestion intelligente des flux
Partagez vos documents
Gérez vos modèles documentaires
Flux documentaires O'Work
La gestion des flux de documents O’Work vous donne le pouvoir de stocker, rechercher et manipuler vos documents sans prise de tête.
Des options incroyables
pour les TPE et les PME
Cloud
Accessible sur une simple page web, le Cloud a de nombreux avantages pour les pme : Clé en main, votre solution nécessite uniquement une connexion internet. Elle reste donc disponible partout !
Office 365
Boostez votre collaboration ! O'GED est nativement embarquée avec Office 365. Vos solutions Excel, Word, Powerpoint ou encore Teams sont compatibles, rapides et fluides dès l'instant où vous vous connectez.
Intelligence artificielle
Ne perdez plus de temps pour le traitement de vos factures, bons de commande... La combinaison des métadonnées et du maching learning vous permettent de traiter automatiquement vos documents
Un accompagnement personnalisé
Notre solution est en Cloud mais nous ne vous laissons pas tomber pour autant ! Vous souhaitez un accompagnement sur la mise en oeuvre de votre solution ? Bénéficiez de notre expérience terrain à tout moment !
Avec O'Flux
Laissez-vous guider
Gagner du temps n’a jamais été aussi facile, gérez vos flux documentaires pour profiter pleinement de votre métier sans jamais vous prendre la tête. En plus, nos experts sont là pour vous montrer le chemin !
Zoom sur les fonctionnalités
Tout ce qu'il vous faut pour votre optimiser vos flux de documents !
Retrouvez toutes ces fonctionnalités parmi les 3 formules proposées ! Le prix dépend uniquement du nombre de document à intégrer à votre solution de gestion de flux. Un document peut avoir plusieurs pages comme une seule 🙂
Un espace de stockage cloud pour tous vos documents : vos factures, bulletins de salaire, mails, vidéos, bons de commande… Quelque soit le format (PDF, Word, PowerPoint…)
Uploadez vos fichiers par un simple drag and drop et organisez vos données simplement.
Les métadonnées permettent de qualifier les documents avec les informations utiles pour le classement et l’indexation de vos fichiers telles que le titre, l’auteur, la langue, la description, la date de création ou d’envoi en validation mais peuvent aller bien au-delà !
Grâce au machine learning O’Flux, vos documents se traitent et se classent automatiquement.
Totalement personnalisable votre plan de classement est défini en amont selon vos besoins et peut être complété à tout moment. Vos bannettes correspondent à vos enjeux pour mieux trier et classer vos documents.
De plus, la vue hiérarchique vous permet la présentation graphique à travers une classification de type armoire/rayon/classeur puis documents.
Mettez en place des workflows pour assurer et suivre le passage de votre document par certaines étapes clefs.
Attribuez des actions et/ou un contributeur à chaque étape de votre workflow.
Liez plusieurs documents entre eux pour les retrouver plus facilement.
Maîtrisez votre communication, intégrez vos modèles de documents officiels dans votre GED ! Facilitez la vie de vos collaborateurs en leur proposant des modèles lors de la création de nouveaux documents.
Votre charte graphique est toujours respectée et vos informations sortantes à jour.
Votre GED gère automatiquement les révisions sur vos documents et vous permet de voir qui les a effectué. Soyez certain d’avoir toujours vos documents à jour et disponible en ligne !
Partagez vos documents avec vos collaborateurs ! Votre GED devient une base de donnée accessible, modifiable et éditable selon les rôles que vous attribuez à chacun.
Définissez des droits en fonctions des rôles et fonctions de vos collaborateurs et choisissez qui peut modifier, valider ou partager vos données.
Gagnez du temps, faites des économies et garantissez de manière légale la signature. Solution simple et certifiée aux obligations légales
Envoi d’un code par sms ou email pour valider la signature de tous types de documents.
Un coffre-fort numérique est disponible à l’intérieur de votre solution. Il vous permettra d’y stocker des documents confidentiels et d’y apposer une valeur probante.
Le coffre-fort numérique est certifié NF Z 42-025
- Envoyez vos factures par voie électronique automatiquement grâce à l’option O’Factures.
- La reconnaissance automatique de champs vous permet de gagner du temps dans la distribution de vos factures sortantes.
- Suivez les actions sur vos envois de factures et bénéficiez d’une piste d’audit fiable.
- Gagnez du temps de traitement et réduisez les délais de paiement.
Les petits plus
Les ultimes options pour régner sur vos documents
Full text sur document électronique
Votre GED recherche directement dans le texte de vos documents, si votre documents comprend le mot clés que vous recherchez, il ressortira automatiquement. La recherche full-text fonctionne sur vos documents Word/Office/Google docs, Excel, Powerpoint, PDF électronique…
Full text sur OCR
Votre solution de gestion reconnaît les caractères de votre document de manière intelligente. Celui-ci permettra de faire une recherche par mot clé sur vos documents scannés ou numérisés.
Automatisation par IA
Pour les plus curieux...
Ne vous perdez plus dans vos papiers, avec une gestion des flux maîtrisez vos contenus !
La Gestion des processus documentaires, est le procédé informatique qui permet d’organiser, de contrôler et de gérer les informations et les documents électroniques au sein d’une organisation.
Les objectifs d’une gestion des flux sont de référencer les documents de manière unifiée (documents d’origine physique ou numérique), de sécuriser l’ensemble des documents tout en facilitant leur accès et leur partage pour une collaboration efficace dans l’organisation.
Automatiser ses flux de documents rend possible l’exploitation et le partage à travers des Workflows.
Une GED permet ainsi de gérer tout le cycle de vie des documents : de leur création à leur suppression (en conformité avec la RGPD)
- 19 fois : C’est le nombre moyen de copie pour un seul document
- 2 fois Plus de temps économisé lors de la recherche d’un document grâce à une GED
- 7,5% : Des documents sont perdus dans une entreprise !
- 200€ : Le coût d’un document perdu qu’il faut remplacer
- Entre 10% et 24% : C’est la croissance du volume de données des entreprises chaque année.
- La GED peut améliorer la rentabilité de l’ordre de 3 à 5% du Chiffre d’Affaires
- Maîtriser, consolider et centraliser les documents papiers et numériques
- Augmenter le partage des documents et leur versionning
- Sécuriser les données de l’entreprise
- Augmenter la productivité des utilisateurs grâce à un accès et une recherche optimisée
- Pour la réussite du projet, il est primordial de définir précisement son périmètre en amont de la mise en place.
- Il convient de reflechir et de cadrer tout le processusd’organisation des documents.
- Conseils et accompagnement sont nécessaires pour la mise en place et le suivi d’un projet GED
Si la classification du contenu (factures, notes de service, propositions, images, design, etc.) et la personnalisation de ce rangement peut se faire de manière manuelle avec une GED en deux minutes environ par document.
L’intelligence artificielle, elle, supprimera totalement cette action manuelle, en exploitant le machine learning pour reconnaître automatiquement le type de contenu et automatiser entièrement la classification, mais également la gestion de vos flux. Au service de l’innovation, un système intelligent utilisera les données pour proposer une expérience améliorée : recherche plus logique et pertinente adaptée aux différents profils de l’entreprise.
Tout savoir sur la gestion électronique des documents
Améliorer le traitement des flux d’informations au sein d’une entreprise ne s’improvise pas et nécessite l’utilisation de logiciels efficaces et bien adaptés aux problématiques internes. Pour optimiser votre gestion documentaire, faites confiance à O’Flux, un logiciel qui vous permettra d’organiser et de favoriser la diffusion des documents circulant au sein de votre structure.
Mise en place d'une GED : principes et enjeux
Un logiciel de GED (Gestion Électronique des Documents) est une solution informatique permettant de gérer tous les documents d’une entreprise de manière électronique. Grâce à différentes fonctionnalités, il améliore la gestion de l’information.
Pourquoi l'adopter ?
Dans un contexte professionnel où les documents dématérialisés sont devenus la norme, il est capital d’adopter les bons outils de gestion, soit des logiciels permettant d’avoir une meilleure maîtrise des documents créés et échangés au sein de l’entreprise.
La Gestion Électronique des Documents (ou GED) est un système informatique qui permet une gestion plus aisée des flux de documents numériques de tous types. En les centralisant, les organisant et les stockant de manière sécurisée, elle optimise leur accès mais favorise également leur partage au sein des différentes équipes.
Comment fonctionne la GED ?
Utiliser une GED est une grande facilité. Différentes étapes sont à identifier.
- L’acquisition des documents/des données
Cette étape concerne évidemment les documents numériques et les documents papier. Si les premiers sont désormais les plus courants, les seconds, externes à l’entreprise ou venus des archives, imposent une numérisation. Au cours de cette dernière, un logiciel OCR intégré au logiciel GED permet d’indexer tous les mots contenus dans le document, favorisant alors une recherche ultérieure.
- Le référencement et l’indexation
Chaque document numérique est ensuite traité de la même façon. Leur référencement repose sur des informations facilement identifiables comme la date de création ou le nom du créateur ou du client/fournisseur concerné. Leur indexation est quant à elle réalisée grâce à une analyse des mots clés et des métadonnées.
- Le stockage
Autrement dit l’hébergement en ligne, sur des serveurs. La taille de ces derniers devra évidemment être adaptée au volume des données actuel mais devra également supporter leur évolution et notamment, leur augmentation. Cet hébergement se fait en ligne ou en local.
- Le partage des données/la diffusion
L’accès aux données et les modalités de leur diffusion dépendent de chaque entreprise. Il sera alors nécessaire de paramétrer le droit d’accès aux différents documents.
- L’archivage
Là encore, l’archivage des documents dépend des besoins et impératifs de chaque structure. Chaque document est mis à disposition des différents collaborateurs et voué à être modifié à plusieurs reprises. Son historique et son cycle de vie sont ainsi accessibles à tous.
Quels sont ses atouts pour l'entreprise ?
Les entreprises ayant opté pour un logiciel GED profitent d’avantages notables.
Une meilleure organisation au cœur de l’entreprise
La mise en place d’un logiciel de GED facilite tout simplement la gestion quotidienne des documents inhérents à la vie de l’entreprise. Elle est un atout de taille pour les collaborateurs puisqu’elle permet de réduire les erreurs humaines, de récupérer plus facilement les informations souhaitées et ainsi, de gagner en productivité en présentiel, comme en télétravail.
Elle est également gage d’une réduction notable des coûts de traitements. La numérisation des documents et leur hébergement centralisé permet d’éviter la duplication des fichiers mais également les impressions papier et les envois postaux.
Une meilleure gestion de la relation clients/fournisseurs
Mieux organisée et plus réactive, une entreprise est davantage en mesure d’accompagner ses clients et/ou ses fournisseurs de manière personnalisée. Grâce à une gestion électronique des documents, les temps de réponse sont réduits, les informations toujours complètes et l’expérience de chaque partie, d’autant plus satisfaisante.
Notre solution : O'Flux
O’Flux est un logiciel GED qui évolue en fonction des besoins de l’entreprise. Il se veut simple d’accès mais non moins performant afin de répondre le plus efficacement possible aux attentes de ses différents utilisateurs.
Vos documents et données disponibles à tout moment
Grâce à O’Flux, vos recherches documentaires sont simples et rapides. Vous accédez facilement à l’information dont vous avez besoin. Les différentes versions de vos documents et leur historique sont également accessibles et gages de la plus grande transparence.
Une sécurité assurée
En choisissant O’Flux, vous maitrisez le contrôle de vos données mais également les droits d’accès de vos différents collaborateurs. De plus, vous profitez de tous les avantages d’un coffre-fort sécurisé certifié.
Une réactivité accrue
Opter pour la GED avec O’Flux, c’est évidemment faire le choix de la réactivité en toutes circonstances, c’est-à-dire aussi bien en interne auprès de vos clients et de vos fournisseurs. Votre communication est plus fiable, plus efficace et vous gagnez ainsi en crédibilité auprès de tous types d’intervenants.
