La gestion digitale des RH, ça consiste en quoi ?
La gestion digitale des RH vous permet, comme son nom l’indique, de gérer une majorité de vos process RH d’un point de vue digitale. L’idée est de pouvoir automatiser la gestion des documents, faciliter la vie du service et être toujours en accord avec les différentes obligations légales.
Le dossier numérique
collaborateur/entreprise
Les documents du collaborateur : CV, promesse d’embauche, contrat de travail, diplôme, visite médicale, remise du matériel, RIB, carte d’identité…
Les documents de l’entreprise : CCN, document unique des risques professionnels, BDES, registre unique du personnel…
Les obligations légales
Règlements d’entreprise, charte informatique, adhésion mutuelle, santé/prévoyance, notes de service, permis de conduire, télétravail…
La vie du collaborateur
Des contrats avec la signature électronique, les visites médicales, les demandes de modifications des données collaborateurs (de l’entrée jusqu’à la sortie)
La paie
Bulletins de paie électronique
Document d’imposition
Avec la gestion digitale des RH
Répondez aux problématiques du quotidien d'un service RH
La quotidien d’un service des Ressources Humaines d’une entreprise est rythmé par un certain nombre de tâches essentielles. C’est avant tout une multitude de données à connaître et à centraliser au sujet des collaborateurs. Ce sont aussi des obligations légales, des bulletins de paie à envoyer et une montagne de documents. Grâce au dossier numérique du collaborateur, vous centralisez toutes ces données essentielles. De plus, vous pouvez relancer facilement les collaborateurs pour la mise à jour de certains documents.
Productivité, Conformité, Sécurité..
Tous vos documents RH au même endroit, sécurisé et accessible.
Centralisez toutes les informations
Réduisez vos frais de stockage
Soulagez votre esprit
Un meilleur suivi
Grâce à la centralisation des informations, vous pouvez avoir une vue globale des documents à disposition. Vous pouvez être alerté quand un collaborateur doit mettre un documents à jour et voir quand il n'a pas répondu à vos sollicitations pour fournir une information.
Un stockage sécurisé
Garantir la sécurité des documents des collaborateurs est un point vital pour l'entreprise et pour les salariés. C'est pour cela que notre coffre-fort numérique est sécurisé avec un stockage des données en France.
Un gain de temps
Centraliser tous les documents en un seul et même endroit va vous faire gagner un temps considérable. Plus besoin de vous plonger dans des tonnes d'archives ou de courir après des collaborateurs, tout est là, à portée de clics.
Zoom sur la confidentialité des données
Afin de répondre aux enjeux des entreprises en matière de protection et de confidentialité des données, nous avons mis en place différentes actions. Vos données sont stockées sur des serveurs séparés et sont cryptées et hachées. Cela garanti leurs confidentialités puisqu’elles ne peuvent être reliées aux personnes.
Les atouts de la démat'
Centralisation
Tous les documents du dossier du collaborateur se retrouvent au même endroit
Gain de temps
Vous optimisez les process de votre équipe RH
Suivez et relancez
Compatible avec tous les logiciels de paie
Economie
Réduction des coûts d’impression, de stockage et optimisation du temps du service RH
Légal et certifié
Conforme avec le code du travail et sécurise les documents RH grâce à la valeur probante.
On se rappelle ?
Gestion digitale des RH
À vos côtés dans cette transition, O’Work vous accompagne dans un processus captivant et riche en promesses ! Autant d’outils pour découvrir sous un nouvel angle toutes les fonctions RH qui font votre quotidien et celui de vos collaborateurs.
La digitalisation des RH : mieux la définir pour mieux la comprendre
La gestion des ressources humaines n’est autre que la gestion des données et des outils qui concernent l’ensemble du personnel d’une entreprise. Par digitalisation des ressources humaines, on entend donc la numérisation et donc, la dématérialisation des documents qui y sont associés.
Ainsi, la digitalisation des ressources humaines se définit comme : l’ensemble des procédés permettant de numériser les différents aspects RH d’une entreprise mais également l’automatisation de ses différents process.
Elle peut devenir un atout dans différents cadre, notamment en gestion :
- des dossiers du personnel : calendrier, échéances diverses et variées,
- des fiches de paye et leur envoi,
- des contrats de travail, des différentes campagnes de recrutement.
Bien entendu, la digitalisation des RH ne peut pas s’étendre à toutes les fonctions traditionnellement gérées par ce service. Elle a donc ses limites, notamment en matière de Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences mais également lors des entretiens professionnels où l’intervention humaine reste évidemment indispensable.
Des enjeux à connaître
Réduire la digitalisation des ressources humaines à une diminution, voire une suppression quasi-totale du papier, serait dommageable. Si la dématérialisation permet de faire des économies, notamment en termes de coûts d’impression et de stockage, elle a d’autres atouts que nous vous proposons de découvrir à nous côtés.
Une amélioration notable de la gestion
Elle permet en effet d’améliorer la productivité mais également la fiabilité des différents processus.
- des tâches administratives, souvent chronophages, sont ainsi automatisées. Le gain de temps, notable, permet de se pencher sur d’autres postes où l’action humaine a davantage d’importance, comme le recrutement.
- moins d’erreurs ou d’imprécisions: terminés, les documents perdus ou envoyés aux mauvais destinataires. Les erreurs de saisie ou les oublis sont également limités. Grâce à la dématérialisation, les procédures sont plus fluides et plus sûres.
- une meilleure communication, tout simplement ! Avec des informations plus facilement accessibles, les différents services peuvent découvrir ou redécouvrir tous les avantages d’une communication plus fluide, plus facile. Grâce à l’optimisation des traitements, les demandes sont plus rapidement gérées et c’est autant de stress en moins pour les différents collaborateurs.
Des limites à reconnaître
Si elle se démarque avant tout par ses avantages, la dématérialisation en RH peut également avoir quelques limites. Comme son nom l’indique, le service des ressources humaines traite en effet en priorité des problématiques humaines qui ne peuvent pas toujours être gérées par des machines. D’où l’importance de considérer la digitalisation comme un outil fiable et synonyme de performances, non comme une solution à adopter en toutes circonstances. Les services des ressources humaines s’assureront ainsi de rester fidèles à leur objectif premier : consacrer du temps et de l’attention aux salariés.
Révolutionnez les RH grâce à O'Work
En accord avec les différentes obligations légales auxquelles sont soumises les entreprises, notre outil permet de gérer et d’anticiper les différentes problématiques en lien avec les ressources humaines mais également d’améliorer les processus et de gagner en productivité, comme en bien-être au travail !
En accord avec les différentes obligations légales auxquelles sont soumises les entreprises, notre outil permet de gérer et d’anticiper les différentes problématiques en lien avec les ressources humaines mais également d’améliorer les processus et de gagner en productivité, comme en bien-être au travail !
- Des informations centralisées
Grâce à notre outil, bénéficiez sans attendre d’un dossier numérique où sont centralisés tous les documents du collaborateur mais également de l’entreprise. Des documents les plus courants (CV, contrats de travail…) aux plus spécifiques (BDES, convention collective…), tout est à portée de clic, où que vous vous trouviez !
- des frais de stockage réduits
En RH, la quantité de documents peut être considérable à gérer. En étant numérises, les bulletins de paie, les dossiers du personnel, les emplois du temps permettent d’économiser sur les frais d’impression mais également sur les frais de stockage.
- des données efficacement sécurisées
Grande indispensable pour les entreprises en charge de documents confidentiels, la sécurisation des données est également garantie par notre outil. Pour ce faire, nous vous proposons l’accès à un coffre-fort numérique, totalement sécurisé. Cryptées, les données sont stockées sur le territoire français, sur des serveurs séparés.
- un travail collectif facilité
En centralisant vos informations, vous gagnez un temps important au quotidien mais en faites également gagner à vos collaborateurs. Ces derniers peuvent consulter les différents documents facilement, sans avoir à solliciter d’autres intervenants. Autant d’atouts qui pourront notamment permettre le développement du télétravail au sein de l’entreprise.
- une productivité accrue
Grâce à la digitalisation, toutes les tâches administratives les plus chronophages sont plus rapidement traitées. Ce gain de productivité permettra à vos collaborateurs de recentrer leurs efforts vers le cœur même de leur métier : les ressources humaines. De là à dire qu’une gestion des RH digitalisée est la première étape vers une amélioration du bien-être au travail, il n’y a qu’un pas que vous franchirez grâce à O’Work !
