Avec la réforme de la facture électronique 2024-2026, toutes les entreprises devront peu à peu passer à la dématérialisation des factures. Si ce passage semble être en quelque sorte forcé par l’Etat, il n’en demeure pas moins qu’il représente d’énormes opportunités pour les entreprises. Mais alors, quels sont les gains de la facture électronique ?
Les gains de la facture électronique clients
Le gain de temps
Le fait d’automatiser l’envoi de vos factures va vous permettre de gagner un temps considérable. En effet, vous permettez à vos équipes comptables de ne plus effectuer des tâches de saisies et de ressaisies dans vos différents outils puisque tout se fait automatiquement.
Pour aller plus loin, O’Factures Clients peut être relié à votre outil de facturation. Cela permet d’assurer un automatisme entre la création des factures dans cet outil et l’envoi depuis O’Work.
Vous allez aussi réduire vos délais de paiement. En effet, à l’inverse de l’inertie du papier où le délai de réception de la facture est influencé par le prestataire de livraison et l’ouverture du courrier par le client, avec la facture électronique la remise se fait quasi-immédiatement. De plus, grâce à la piste d’audit fiable, vous allez pouvoir savoir si la facture a bien été ouverte par le client. Vous facilitez ainsi vos relances de paiement.
Le gain de confort
Grâce à l’automatisation de l’envoi de vos factures, vous allez permettre à vos équipes de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise. En effet, le traitement de l’envoi des factures au format papier peut s’avérer très fastidieux avec de la recherche d’information et du traitement manuel.
En passant à l’envoi de facture automatisé au format électronique, les liens se font automatiquement avec l’outil de facturation. Ainsi, l’équipe comptable n’effectue plus que des tâches de contrôle. C’est aussi un moyen de réduire la charge mentale liée aux relances puisque la piste d’audit fiable vous permettra de suivre si les factures sont bien reçues, ouvertes et payées.
Enfin, O’Work étant une solution SaaS, le traitement des factures peut ainsi se faire à distance, que ce soit en déplacement ou en télétravail avec le simple accès à une connexion internet.
Le gain de conformité
La sécurité des entreprises est un enjeu essentiel de cette décennie. C’est pour cela que le passage à la facture électronique est une opportunité pour les entreprises puisqu’elle permet de sécuriser un document sensible qui est la facture. En effet, et comme nous l’expliquions, exporter une facture dans un simple PDF joint à un mail est un risque de sécurité pour une entreprise. Le fait que le PDF ne soit pas sécurisé avec un horodatage et des journaux séquestre fait que le PDF reste modifiable après envoi. Face à un client de mauvaise foi qui modifie les montants de la facture, il est alors impossible de prouver quel montant et le bon, impliquant un risque important pour l’entreprise avec des impayés.
Le gain financier
Le coût d'une facture dépend de plusieurs critères. On admet que pour une facture sortante, il oscille entre 5 et 10€
Le gain financier est peut-être le gain lié à la facture électronique le plus évident ! En effet, le traitement et l’envoi des factures représente un poste de dépenses non négligeable pour les entreprises. On parle du coût lié au papier avec l’impression des factures et l’achat des enveloppes, mais aussi l’affranchissement de ces courriers. On peut aussi doubler voire tripler ce coût lorsqu’il y a des relances, ce qui arrive très régulièrement.
En passant à la facture électronique, vous supprimez complètement ces coûts liés à l’utilisation du papier puisque tout devient électronique. Vous optimisez le coût de la main d’œuvre puisque votre service comptable se consacre à des tâches à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
Les gains de la facture électronique fournisseurs
Le gain de temps
Le traitement des factures fournisseurs représente un temps de travail considérable pour les entreprises. En effet, on estime qu’un service comptable consacre 30% de son temps de travail à cette tâche. Dans ce traitement des factures, ce qui représente un temps important est le rapprochement entre la facture et d’autres documents comme le bon de réception ou de livraison par exemple.
Grâce à O’Factures Fournisseurs et à l’automatisation du traitement des factures fournisseurs, vous allez pouvoir réduire ce temps de travail. Lorsque les factures sont lues par l’outil, il en ressort automatiquement les données clés. Les factures sont ensuite liées avec les documents qui composent la commande comme le bon de livraison par exemple.
Le gain de confort
A l’image de la facture électronique client, l’automatisation du traitement des factures fournisseurs permet à vos équipes de gagner en confort dans leur journée de travail. En effet, vous supprimez des tâches répétitives qui permettent alors de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise mais aussi pour le collaborateur.
De plus, le fait qu’O’Work soit un SaaS vous permettra de valider traiter les factures fournisseurs depuis n’importe quel endroit, en déplacement, en télétravail etc…
Le gain financier
Le coût de traitement d’une facture dépend de plusieurs critères. On admet que pour une facture entrante, il oscille entre 14 et 20 €.
Le traitement des factures fournisseurs représente un coût important pour les entreprises. Dans les postes de coûts on peut parler du traitement du courrier mais aussi de la saisie, de l’archivage et de la gestion des litiges.
FAQ
La dématérialisation des factures, c’est-à-dire le passage de factures papier à des factures électroniques, présente plusieurs avantages pour les entreprises, notamment :
- Réduction des coûts : La facture électronique peut réduire les coûts liés à l’impression, à l’envoi, au stockage et à la gestion des factures papier.
- Accélération des paiements : La facture électronique peut accélérer les paiements en réduisant les délais de traitement et en fournissant une traçabilité accrue des factures.
- Sécurité accrue : La dématérialisation des factures peut offrir une sécurité accrue des données, notamment grâce à l’utilisation de signatures électroniques et de protocoles de sécurité robustes.
- Meilleure gestion des processus de facturation : La facturation électronique peut faciliter la gestion des processus de facturation, notamment grâce à l’automatisation des tâches répétitives et à l’utilisation de logiciels de facturation.
- Respect de l’environnement : La facturation électronique peut réduire l’empreinte carbone de l’entreprise en réduisant la consommation de papier et en minimisant les déplacements nécessaires pour envoyer et recevoir des factures.
Au délà de l’aspect légal et obligatoire du passage à la facture électronique, les entreprises qui utilisent O’Work gagnent en temps, et confort, en sécurité et en précision grâce à l’automatisation d’un grand nombre de tâches répétitives à faible valeur ajoutée. Vous souhaitez en savoir plus ? Voici notre article à ce sujet
Le passage à la facture électronique permet aux entreprises de réaliser d’importants gain financier, notamment lorsque ces dernières sont traitées en papier.
Selon l’Etat, « Le coût d’une facture dépend de plusieurs critères. On admet que pour une facture sortante, il oscille entre 5 et 10€ ».
Toujours selon le Gouvernement « Le coût de traitement d’une facture dépend de plusieurs critères. On admet que pour une facture entrante, il oscille entre 14 et 20 € »
Ces coûts peuvent être grandement réduits… comment comme nous l’avons expliqué dans cet article.
