Toutes vos questions sur la facture électronique

Notre FAQ répond aux questions sur la facture électronique les plus fréquemment posées. De la réforme 2024-2026 à la facture clients et fournisseurs et leurs traitement au travers d’O’Work…

Dans cette FAQ répondons aux questions sur la facture électronique qui nous sont fréquemment posées au travers de 3 thèmes principaux : 

Les réponses à vos questions sur la facture électronique et sa réforme 2024-2026.

Le cadre de la réforme définit une facture électronique comme l’obligation d’émission, de transmission et de réception d’une facture au format numérique. Les données devront être structurées d’une manière uniforme. De plus, des mentions doivent obligatoirement y figurer. On en retrouve actuellement 21 avec par exemple le numéro de facture, la date de facturation, le SIREN du fournisseur ou du client, les montants HT, les taux de TVA, la TVA, les montants TTC, la forme juridique de la société…(ici la liste des 21 mentions obligatoires)

La norme EN16931 au travers de 2 formats structurés

  • UBL (XML) (Universal Business Language)
  • UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice)

1 format hybride

  • Factur-X qui associe un format structuré et lisible en PDF

Avec cette réforme, l’Etat cherche à répondre à 4 objectifs majeurs :

  • Mieux contrer la fraude à la TVA
  • Permettre de diminuer les coûts des déclarations à l’aide du pré-remplissage
  • Améliorer la compétitivité des entreprises françaises grâce à la réduction des coûts de gestion administrative
  • Avoir une connaissance en temps réel de la conjoncture économique

A partir de juillet 2024 :

  • Toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir une facture électronique
  • Les grandes entreprises (liens des critères) devront émettre leurs factures au format électronique

A partir de janvier 2025 :

  • Toutes les ETI (lien des critères) devront émettre leurs factures au format électronique

A partir de janvier 2026 :

  • Toutes les TPE et PME devront émettre leurs factures au format électronique.

La réforme fixe deux sanctions :

  • Lors d’un non-respect de l’émission d’une facture électronique, l’entreprise s’expose à une amende d’un montant de 15€ par facture dans un limite de 15 000€ sur une année civile.
  • Lors du non-respect de la transmission des informations de facturation (e-reporting), l’entreprise s’expose à une amende de 250€ par transmission, toujours dans une limite de 15 000€ sur une année civile.

En début d’année 2024, toutes les entreprises assujetties à la TVA en France devront déclarer à l’Etat si elles souhaitent récupérer leurs factures directement au travers du Portail Public de Facturation (PPF) ou si elles souhaitent passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) pour le faire, et dans ce cas laquelle.

A la suite de ce choix, le calendrier évoqué auparavant suivra son cours avec un transit des factures par le portail public de facturation ou par les PDP.

A ce jour, l’objectif d’O’Work est de devenir PDP. Nous participons activement aux ateliers de la Direction Générale des Finances Publiques dans le cadre de l’élaboration de cette réforme.

A compter d’avril 2023, tous les éditeurs candidats pourront s’inscrire pour devenir PDP. Les immatriculations se feront seulement à partir de septembre 2023. C’est pour cela qu’avant cette date, personne ne peut se prévaloir d’être ou non PDP.

Le e-invoicing est l’émission et la réception de facture au format électronique en B2B via une plateforme de dématérialisation. Ces factures devront comporter un certain nombre de données obligatoires que nous détaillons dans ce points (ancre vers point plus haut). A noter que le e-invoicing n’est possible qu’entre deux entreprises assujetties à la TVA. De ce fait, les factures en B2C et vers ou depuis un pays étranger ne sont pas concernées.

Le e-reporting complète le e-invoicing puisqu’il consiste en la déclaration et la transmission des informations sur la TVA à l’administration fiscale.

L’administration française ne pouvant pas imposer la réforme de la facture électronique à l’étranger, elle oblige donc les entreprises de déclarer via le e-reporting de données de facturation ses transactions avec l’Union Européenne ou hors UE;

En complément, le e-reporting sera également utilisé pour les données de paiement concernant les prestataires de services ayant opté pour l’option TVA sur les encaissements.

Demain, avec le protocole d’émission et de réception de facture électronique, ces plateformes seront imposées par l’état. Ce protocole automatise ces éléments et vous n’aurez plus à déposer vos factures sur une plateforme appartenant aux fournisseurs. La plateforme pourra cependant continuer à exister pour donner un statut de la prise en compte de la facture, ça dépendra de vos clients ou de vos fournisseurs.

L’annuaire va centraliser l’ensemble des assujettis à la TVA et indiquera la manière dont l’entreprise a choisi de recevoir ses factures (par quelle biais).

Ainsi une entreprise pourra choisir en fonction de son SIREN, de son SIRET ou d’un code routage de passer par telle ou telle plateforme (PPF ou PDP) pour recevoir ses factures

Une entreprise pourra sélectionner plusieurs biais de réception selon un service, un siret, …(exemple le service achat passera par le PPF alors que service adv souhaite passer par une PDP)

Les réponses à vos questions sur la facture électronique clients.

La liasse de facture peut être intégrée au travers de différents canaux :

  • Les factures sont récupérées automatiquement de l’outil de facturation (ERP ou Gestion Commerciale) grace aux API mises à disposition
  • Elles peuvent être déposées manuellement en liasse PDF mais également envoyées dans notre portail par l’intermédiaire d’une imprimante virtuelle

Les factures sont isolées par destinataire puis transmises sous format dématérialisée en PDF signé.

C’est ce PDF signé qui assure la conformité légale de la facture, à l’inverse d’un simple PDF en pièce jointe d’un mail.

La facture est envoyée au travers d’un mail. Le destinataire peut la récupérer via une pièce jointe ou un lien de téléchargement totalement sécurisé.

Un PDF simple ne garantit pas l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité du document. En d’autres termes, le PDF n’est pas sécurisé et n’apporte pas les conditions pour conserver la même valeur qu’une facture originale.

D’un point de vue de la sécurité, quelqu’un peut par exemple très simplement modifier les montants de votre facture sans que vous puissiez prouver que la vôtre est l’originale.

Oui, c’est lui qui apporte la valeur probante. Du point de vue de l’archivage, les factures doivent être conservées pendant 10 ans.

À l’identique des factures de ventes. Elles seront distinguées dans la typologie lors de l’émission.

Les réponses à vos questions sur la facture électronique fournisseurs.

La facture fournisseur est un document comptable qui prouve un achat deux entreprises. Elle atteste d’une dette entre un créancier et un débiteur.

La facture fournisseur est donc la facture qui est réceptionnée et traitée par l’entreprise débitrice.

Les factures fournisseurs peuvent être reçues en papier, en format numérique (PDF) ou en facture dématérialisée (PDF/A).

Si elle est reçue en papier ou format numérique PDF, l’originale reste alors l’impression papier.

Les factures sont réceptionnées dans la bannette de factures, puis sont ensuite lues et reconnues au travers des outils d’intelligences artificielles présents dans notre solution. Elles rentrent ensuite dans les circuits de traitement des factures avec notamment les workflows de validation, adaptables selon votre organisation et vos propres règles métier.

Une adresse mail générique est envoyée à tous vos fournisseurs pour que ces derniers puissent y envoyer les factures. O’Factures Fournisseurs récupère ensuite automatiquement les factures dans la boîte mail pour ensuite les traiter.

Une fois la facture arrivée dans l’espace de traitement interne (circuit de validation) elle est traitée et validée en fonction de différents critères (montants, services, fournisseurs…) liées à vos règles métier.

Prenons un exemple de workflow : je définis qu’une facture inférieure à 10 000€ ne nécessite qu’un valideur. Lorsque le montant est supérieur, j’ai besoin de 2 valideurs.

  • Une facture de 5300€ est traitée, O’Facture Fournisseurs va transmettre la facture au valideur concerné.
  • Si cette dernière était de 12 600€, alors le second valideur va être intégré dans le workflow de validation.

Il est important de savoir que ces workflows s’adaptent pleinement à vos organisations.

Vous allez donc gagner en temps, en confort, et efficacité et en conformité.

Bien évidemment O’Factures Fournisseurs notifie et relance automatiquement les valideurs.

Les factures sont archivées dans un coffre-fort numérique à valeur probante. C’est cette valeur probante qui vous permet de certifier de l’originalité des documents.

A noter que, lorsqu’une facture est réceptionnée en papier puis scannée, l’originale reste la version papier.

O’Factures Fournisseurs va rapprocher automatiquement, pour un fournisseur donné, la facture émise avec l’ensemble des documents liés (Commande, BL, BR…). Pour ce faire, le rapprochement est basé sur la lecture du numéro de commande mais aussi des montants hors taxes et des numéros de BL associés.

Si les critères de comparaison correspondent, alors la facture est validée, puisque conforme à la commande

Si les critères de comparaison ne correspondent pas, alors la facture reste dans le workflow de validation en attente d’autres éléments ou de traitement. 

C’est un process interne à l’entreprise pour établir un lien entre l’ensemble des documents (des pièces) qui constituent le fondement de la facture.

Il s’agit essentiellement d’effectuer les contrôles de toute la chaine commerciale permettant de vérifier que la facture est bien le reflet de la réalité d’achat et de livraison. Cette piste d’audit est donc fiable

Les contrôles doivent être documentés et effectués quotidiennement

Cette piste est obligatoire en entreprise et attendue lors des contrôles fiscaux.

Une facture fournisseur doit être comptabilisé dès sa réception. La génération des écritures comptables à partir de O’Factures Fournisseurs s’effectuera automatiquement, dès cette réception. Vous allez ensuite pouvoir faire un suivi très facile du cycle de vie de la facture fournisseurs dans O’Factures Fournisseurs jusqu’à mise en paiement.

Votre comptabilité sera donc à jour au fil de l’eau, et le suivi de votre comptabilité fournisseur simplifiée et suivie dans un seul et même outils (date échéances, litiges en cours, ….) avec traçabilité des différentes actions des valideurs.

On se rappelle ?